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2016年11月16日 (水)

神エクセル

20161117_062915

 ひとしきり飼い主と遊んで満足したのか、自分からケージに戻っておやすみなさいをした「くま(仮名)」さん。傍らでは「ちち(仮名)」さんが自分の番が来たと盛り上がっておりますけれど、そんなこと知りまへん、という感じでぐっすりと眠っています。

 飼い主は週末に行われる予算の中間執行状況調査に備えて、書類の不備がないか、あればあったできちんと是正するなど、一日中書類やPCとにらめっこをしておりましたので、目がしょぼしょぼして、すぐ自然死です。

Zentai

 さて、こちらは私立高等学校を受験する生徒のために作成した報告書。いわゆる「内申書」というヤツです。昨年まではこの時期、これをいじくるのが仕事でしたけれど、今年はもうお役御免、と思っていました。しかし、さる人から電話があって、何とか助けてくれ、とのこと。出欠を記録している欄の備考のところに欠席理由を記載するのですが、そこがいじれない、というのです。

 この報告書、エクセルで作られていて、出欠の記録の備考欄はリストから欠席理由を選ぶようになっています。しかし、そのリストには風邪や腹痛のほか、全部で5種類ほどしか「理由」がないので、それを増やしたいのだが、シートに保護がかかっていて解除のパスワードがわからず、手が出せないというのです。

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 これ、けっこう有名なお話ですね。こういうときはまず、パスワードで保護されているシートの名前を少し変えます。そして新しいシートをひとつ作ってそれにパスワードで保護されていたシートの元の名前をつけます。

 次に、保護されているシートの左上、Aと1との間にある三角形をクリックすると、そのシートのデータのある範囲が全てコピーされますので、それを新しいシートに持って行って貼り付ける、ただそれだけです。

 新しいシートそのものは保護されていないので、そこに貼り付けられた各種データは普通に改変できます。

 解決できたので先方は大喜びでしたが、これ、今世間で話題の神エクセル問題そのものやなぁ、と思いました。だいたい、欠席が10日あるとして、そのうち代表的なものの欠席理由をひとつ記載すればいいのです。なのに何種類もの欠席理由をずらずら用意しておくのは、むしろ入力の能率を下げ、手間がかかるだけの方向へ行くんじゃないか、と思います。何のためにエクセル使って仕事してるのか、もう一度考え直す必要がありますね。

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